Afstand tussen werkvloer en directie?
Drie tips om de kloof te dichten.

Blog door

mepd-blog-werknemer_0002_Wouter_FC

Wouter Luttikhuis

Thuis ben ik aan het verbouwen, althans de aannemer. Toen de ‘mannen’ tijdens de start naar de werktekening keken en vervolgens naar ons huis, ontstond er een kleine discussie. De materialen, die netjes waren klaargelegd (op maat), behorende bij de tekening, kwamen niet geheel overeen met de werkelijkheid. Gevolg: meerdere keren heen en weer rijden voor extra materiaal en een tijdsoverschrijding van ongeveer 150%.

Wat gebeurt hier nu eigenlijk?

Volgens mij een klassiek voorbeeld van: Buiten- en binnendienst. Kantoor en productie. Zij en wij. Een organisatie neemt een opdracht aan, werkvoorbereiding geeft bij het magazijn aan wat er nodig is en het staat netjes klaar op de vrachtwagen en in aanhangers. Op papier klopt het dan, maar bij de uitvoer blijkt dat het minder makkelijk is dan op de tekening. En zo zien we dat het in theorie eenvoudig lijkt, maar er in de praktijk heel veel mis kan gaan.

Het blijft mensenwerk in de maak

Bij klanten horen wij dit ook regelmatig: Wij van de werkvloer (vreemd woord eigenlijk) begrijpen niet altijd wat er bedoeld wordt door ‘de directie’. Termen als meer verantwoordelijkheid nemen en pakken, initiatief tonen en samenwerken, zijn veelgehoord. Maar wat betekenen deze begrippen? En heb je daar boodschap aan? Als je met het bouwmateriaal in de hand niet het juiste materiaal bij je hebt en je dus feitelijk op dat moment niet je werk kan doen? Of als er veel fouten gemaakt worden in het produceren en je ‘first time right’ niet haalt. De werkdruk gaat omhoog, het lontje wordt korter en er wordt niet meer gecommuniceerd. De kloof wordt steeds groter en niet alleen jij als organisatie bent de dupe. Ook de klant.

Wat kan je doen om de kloof te dichten?

Dit is (vaak) het moment dat wij in beeld komen. De organisatie bestrijdt (slechts) de symptomen, de echte oorzaak wordt daarmee niet aangepakt. 

1) Breng het gesprek op gang

Door het organiseren van een gesprek met het gehele team wordt er stil gestaan bij wat er werkelijk speelt. Alles komt op tafel: Wat zit er dwars? Waar gaat het mis? Wat zijn de verwachtingen van elkaar en van de organisatie? Zijn deze duidelijk genoeg? Door het bespreken van deze onderwerpen, of wat er ook maar aan de orde komt, ontstaat duidelijkheid en meer onderling begrip. Mensen voelen zich gehoord en durven in een veilige setting aan te geven waar ze tegenaan lopen. Er wordt veel losgemaakt, waarmee ook de organisatie iets zal moeten. Maar de oorzaak van de problematiek wordt blootgelegd en kan structureel opgepakt worden.  

 

2) Maak doelen en verwachtingen concreet

Wat zijn de doelen die je hebt gesteld als organisatie? Minder uitval of foutmarges? Meer eigenaarschap en eigen verantwoording? Maak deze verwachtingen dan concreet: Wat betekent minder uitval dan, zowel voor de afdeling als de medewerker? Wat betekent meer verantwoording nemen? Duid het en maak het concreet. En chèck het regelmatig. Een doel kan heel helder lijken, maar in de praktijk kan men tegen heel veel vragen aanlopen. Stel bij en maak nog concreter. Dan voorkom je dat medewerkers eigen invulling gaan geven en kunnen ze bijdragen aan team- en organisatiedoelen.

 

3) Leer je medewerkers kennen

Wanneer een leider meer tijd doorbrengt met teamleden en vaker dat gesprek aangaat, leert hij/zij de mensen beter kennen. Hij is de verbinder tussen organisatie en medewerker. En vertaalt dus waar de organisatie naartoe wil en wat er verwacht wordt van de medewerker. Daarnaast luistert hij naar de medewerkers, naar wat zij nodig hebben om hun werk goed te doen. Is dat waardering, vrijheid, het geven van vertrouwen en/of duidelijkheid? Houd daar rekening mee. Wanneer mensen zich gehoord en gewaardeerd voelen, zal je zien dat zij samen gaan sturen met leiders en het team. Zij gaan verbeteringen voorstellen binnen de processen en voelen zich meer en meer verantwoordelijk voor hun  werkzaamheden.

En dan is het moment daar!

Namelijk het moment, waarop binnen en buiten, kantoor en productie niet meer naar elkaar wijzen. Ze gaan samen kijken, ieder vanuit eigen verantwoording, hoe de doelen bereikt kunnen worden. Met als gevolg wederzijds begrip en vertrouwen, minder foutmarges, minder achterstand, meer tevreden klanten, een betere werksfeer en een veilige omgeving, waarin fouten gemaakt mogen worden. En waarop mensen aangesproken kunnen worden, zodat het proces daarna weer geoptimaliseerd kan worden. En zo wordt wij en zij… ons. Onze organisatie. Onze doelen. Onze missie.

Klinkt als muziek in de oren toch?

Deel dit artikel
Share on email
Share on whatsapp
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Wouter Luttikhuis

Regiomanager

In ons team begeleiden wij onze klanten en opdrachtgevers in vraagstukken op het gebied van mens, organisatie en arbeid. Dit doen wij vol passie en gericht op de klantvraag, waardoor we altijd maatwerk leveren.

Gerelateerd nieuws

Blijf op de hoogte

De wereld verandert snel. Techniek en de manier waarop we samenwerken ontwikkelen zich in hoog tempo. Wij houden het voor je bij. Schrijf je nu in voor maximaal 1 digitale nieuwsbrief per maand, met voor jou relevante informatie.